CONSOLIDACIÓN

En este segmento de trabajo veremos lo que es consolidar. Y como nos va ayudar en alguna situacion.

CONSOLIDAR DATOS

Consolidar datos consiste en combinar los valores de varios rangos de datos en uno solo. Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puedes utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización; o si tienes las ventas de cada uno de los vendedores puedes agruparlas en una sola hoja para calcular el total de ventas de toda la compañía.

Para utilizar la herramienta de consolidación de Excel, los rangos a consolidar deben tener una estructura muy similar, o sea, los mismos rótulos de filas y columnas o estar en el mismo orden. 

Por ejemplo:  tenemos las ventas del primer semestre para cada uno de los vendedores de la compañía y deseamos calcular las ventas totales de la compañía. 

 

Cómo consolidar datos

1.  En primer lugar, examina los datos y decide si deseas consolidarlos por posición o por categoría.

Posición   Si vas a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puedes consolidar por posición.

Categoría   Si tienes varios rangos con diseños diferentes y vas a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes consolidar por categoría.

2.  Configura los datos que va a consolidar.

• Asegúrate de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
• Coloca cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una hoja de cálculo diferente para cada vendedor.
• No pongas ningún dato en la hoja de cálculo donde vayas a colocar la consolidación.
• Si realizas la consolidación por posición, asegúrate de que cada rango tiene el mismo diseño.
• Si realizas la consolidación por categoría, asegúrate de que los rótulos de las columnas o filas que deseas combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
• Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.

3.  Haz clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los datos consolidados.

4.  En el menú Datos, haz clic en Consolidar.  Aparece el siguiente cuadro:

5.  En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.

6.  Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a continuación, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.

7.  Si deseas actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no estás seguro de si más tarde desearás incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, activa la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8.  Activa las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

En el ejemplo, el cuadro quedará más o menos así:

Haz clic en aceptar.  En nuestro ejemplo:  la hoja de consolidación quedará así:

Por ejemplo:  tenemos las ventas del primer semestre para cada uno de los vendedores de la compañía.  (Bájate el ejemplo1 y revísalo).

Los subtotales se utilizan en Excel cuando trabajamos con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas. 

Los subtotales sirven para realizar cálculos para un conjunto de datos de una lista que cumplen con una condición específica, por ejemplo, sumar las ventas por zona, promediar los gastos por departamento, sumar las ventas por producto, contar las unidades adquiridas por cada cliente, etc.

Para calcular subtotales, primero debes decidir en qué columna o columnas vas a realizar los cálculos y ordenar la lista de acuerdo con la condición de agrupamiento.  Por ejemplo para sumar las ventas por zona debes primero ordenar la lista por zonas; si vas a promediar los gastos por departamento debes ordenar la lista por departamento, etc.

Cómo calcular subtotales

Ejemplo 1:  Sumar las ventas por cada vendedor.

1.  Ordena la lista con relación a la columna vendedor.

2.  Haz clic en cualquier celda de la lista.

3.  En el menú Datos, haz clic en Subtotales.  Aparece el siguiente cuadro

 

4.  En Para cada cambio en, haz clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, harías clic en la columna Vendedor.

5.  En Usar función, elige la función de resumen que desees utilizar para calcular los subtotales. En este caso elige suma.

6.  En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desees calcular. En el ejemplo anterior, seleccionarías la columna Ventas.

7.  Si deseas un salto de página automático después de cada subtotal, activa la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

8.  Si deseas que los subtotales aparezcan encima de los datos en lugar de que aparezcan debajo, desactiva la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.

El cuadro quedaría así:

Haz clic en Aceptar.

En la base de datos aparecieron unos controles especiales a la derecha de la planilla, que permite hacer manejos sobre la misma.  Así, en la planilla se pueden leer tres niveles:

Nivel 1:  muestra el total general, así:

Nivel 2:  muestra los totales por cada vendedor y el total general, así:

Nivel 3:  muestra todos los datos más los totales por vendedor y el total general.

Ejemplo 2:  Promediar las ventas por cada Producto

1.  Ordena la lista con relación a la columna producto.

2.  Haz clic en cualquier celda de la lista.

3.  En el menú Datos, haz clic en Subtotales.

4.  En Para cada cambio en, haz clic en producto.

5.  En Usar función, elige la función promedio.

6.  En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificación de la columna Ventas.

El cuadro debe quedar así:

7.  Haz clic en Aceptar.

Ejemplo 3:  Ventas mensuales cada Producto

Para obtener subtotales anidados (subtotales de subtotales) debes ordenar la lista por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc.

En el ejemplo debes seguir este procedimiento:

1.  Ordena la lista primero por producto y luego por mes.

2.  Inserta los subtotales exteriores, así:

• En el menú Datos, haz clic en Subtotales.
• En Para cada cambio en, haz clic en la columna productos.
• En el cuadro Usar función, haz clic en la función suma.
• En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificación correspondiente a Ventas.

Así queda el cuadro:



REFLEXION:

La consolidacion en excel es una herramienta muy util, porque hace que podamos reunir todos los datos en una sola hoja de calculo, aunque sean extensos, y la oportunidad de tenerlos para observarlos, y analizarlos.

Es importante mencionar que los rangos de datos sean similares para poder trabajar con ellos.

Es tambien muy importante para poder aplicarles a esos mismos datos poder aplicarles mas funciones sobre las que ya estan, como sacar promedio.

Gran ayuda porque sabemos que sobre muchos rangos de datos es bastante dificil, porque hay que prestar mucha atencion.

Para mi como estudiante la consolidacion puede ser uan opcion de mucha yuda al realizar un trabajo contable, o de matematicas que sea muy largo, como problemarios, o listas muy grande de nombres.

KARLA YAMMEL CALCÁNEO MARTÍNEZ